为了进一步加强办公室的管理，体现学生会工作的整体性和联系性，更好的发挥学生会的作用。同时为确保各项工作的顺利进行，营造一个良好的办公室环境，特制订本制度。
（一）值班制度
1. 值班时间：周一～周五
周六、周日
2. 值班地点：机械工程院学生会办公室
3. 值班人员：由学生会办公室具体安排 。值日生按值日表进行值日，不得无故迟到、早退及缺勤。
4. 进入办公室必须着装整洁。
5. 在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。
6. 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁，营造一个良好的工作环境。
7. 值班人员应做好值班记录，妥善处理和报告突发事件，搞好办公室的卫生。
8. 值班人员不得在值班时间邀请外人到办公室学习、玩闹，不得在办公室存放私人物品和处理私事。
9. 值班人员应热情接待来访同学，认真听取、耐心处理来访同学的事情。
（二）会议制度
1．学生会将实行例会制度。主要对前段工作作出总结，并对近期工作作出布置。由办公室主任负责会议签到及会议记录。全体部长不得迟到、缺席，如需请假，须本人向办公室主任申请,经批准后方可。
2．各部门使用办公室作会议用时，需事先报告办公室主任，由办公室主任统一安排，会议过后，要将办公室打扫干净，否则，取消该部门使用办公室的资格。
3．开会时各成员必须将手机设置成无声或震动，以保持会场安静。
（三）档案管理制度
1. 学生会各部门每学期初必须递交一份工作计划，学期末做一份工作报告。
2. 所有活动结束之后的照片、策划等资料、，一式两份，一份部内存档，一份交由办公室存档；并保存电子档案。
3. 建立学生会干部工作档案。
4. 建立各部门的工作档案；包括组成成员、部门职能与所开展的工作、取得的成果及工作计划。
5. 学生会的重要报刊、杂志由办公室统一管理，任何人不得私自占有。
（四）财物管理制度
1. 办公室内的所有物品均为学生会财产，任何人不得随意搬动、借用。
2. 全体干部应自觉爱护办公室财物，如有损坏，应照价赔偿。学生会任何人员未经办公室允许不得私自外借或挪用办公室物品，如经发现，将严肃处理。
3. 学生会各部门如需借用办公室物品，应向办公室提出书面申请，说明借用目的及归还日期，使用时应遵守办公室相关制度，特别是做到节约使用,并确保按时完好归还。如在使用办公室或办公室物具期间，有损坏，须由办公室进行登记，并酌情赔偿。
4. 办公室的钥匙由办公室主任统一管理。“学工办放两把作为备份，未经主任批准不得私自配制或转借他人配制、使用。
5. 各部门若要在办公室存放东西必须作好登记，并于规定时间内取走。
（五）卫生制度
1. 所有人员在办公室内部务必保持办公室整齐清洁。
2. 宣传部出完海报后务必及时做好清洁工作。
3. 各部门存放在办公室的物品务必保持堆放整齐。
4. 值班人员应搞好基本卫生，保持办公室清洁。
5. 卫生大扫除安排由办公室主任分配，主要由办公室内的各成员轮流负责。
（六）预支制度
1.如遇开展活动需预支资金，需向分团委书记申请，经同意后凭预支单向办公室支取单统一由办公室保管。
2.预支资金经报销后应交换给办公室并注销记录。
机械工程学院学院学生会物品借用申请单
借用人 |
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借用物品为 |
| 借用时间 |
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欲归还时间 |
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用途 |
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学生会意见 |
签名 年 月 日
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